EU-Rechnungsregeln 2026 — was kleine Unternehmen und Vereine wissen müssen
Pflichtangaben, Mehrwertsteuersätze, Aufbewahrungsfristen und elektronische Rechnungen in der EU 2026 — verständlich erklärt.
Veröffentlicht am 19. Mai 2026
Eine Rechnung zu schreiben klingt einfach — und meistens ist es das auch. Aber damit eine Rechnung in der EU rechtsgültig ist, muss sie die richtigen Angaben enthalten, das richtige Format haben, korrekt aufbewahrt werden und in vielen Fällen lückenlos nummeriert sein. Dieser Leitfaden zeigt, was 2026 tatsächlich gefordert ist.
Pflichtangaben auf einer EU-Rechnung
Nach der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG) muss jede Rechnung enthalten:
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer — eindeutig und chronologisch
- Vollständiger Name und Anschrift des Verkäufers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Verkäufers
- Name und Anschrift des Käufers
- USt-IdNr. des Käufers bei Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Lieferungen
- Bezeichnung der Lieferung/Leistung — eindeutig genug für die MwSt-Einstufung
- Lieferdatum, wenn abweichend vom Rechnungsdatum
- Nettoentgelt, etwaige Rabatte
- MwSt-Satz pro Position
- Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer
- Gesetzlicher Hinweis bei Steuerbefreiung (z. B. „Reverse Charge“)
Die Nummerierung — lückenlos und fortlaufend
Das Bundesfinanzministerium verlangt eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer. Sie dürfen keine Nummern überspringen, keine Nummern einer gelöschten Rechnung wiederverwenden, und wenn Sie eine Rechnung stornieren müssen — erstellen Sie eine Gutschrift (Stornorechnung) mit eigener Nummer, statt das Original zu löschen. Diese Anforderung steht in §14 Abs. 4 UStG.
Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre in Deutschland
Nach §257 HGB und §147 AO müssen Rechnungen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt werden — länger als in den meisten EU-Ländern. Andere Länder zum Vergleich:
| Land | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Deutschland | 10 Jahre (HGB §257) |
| Frankreich | 10 Jahre (Code de Commerce) |
| Schweden | 7 Jahre |
| Niederlande | 7 Jahre |
| Vereinigtes Königreich | 6 Jahre (VAT) |
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Stufenplan 2025–2028
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt:
- 2025: alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- 2027: Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
- 2028: alle B2B-Unternehmen, auch Kleinunternehmen
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine strukturierte XML-Rechnung — meist im Format ZUGFeRD 2.x (hybride PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (rein XML, für öffentliche Auftraggeber). PDF allein zählt nicht.
MwSt-Sätze 2026 — Schnellreferenz
| Land | Regelsatz | Ermäßigt |
|---|---|---|
| Deutschland | 19 % | 7 % |
| Frankreich | 20 % | 10 %, 5,5 %, 2,1 % |
| Schweden | 25 % | 12 %, 6 % |
| Niederlande | 21 % | 9 % |
| Italien | 22 % | 10 %, 5 %, 4 % |
Bei innergemeinschaftlichen B2B-Lieferungen: 0 % MwSt und Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge".
Häufige Fehler
- USt-IdNr. vergessen — ohne sie ist die Rechnung für den Käufer nicht vorsteuerabzugsfähig
- Falsche Nummerierung — nutzen Sie die Auto-Nummerierung des Systems
- Fehlender Reverse-Charge-Hinweis bei EU-B2B
- Nur als PDF gespeichert ohne strukturierte Daten — funktioniert heute, ab 2028 nicht mehr
Zusammenfassung
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