E-Rechnung erklärt: Peppol, ZUGFeRD und Factur-X — was Sie bis 2028 wissen müssen

„E-Rechnung“ bedeutete lange „eine PDF per E-Mail“. Das zählt nicht mehr. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können — und die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Die EU-Richtlinie ViDA macht E-Rechnungen ab 2030 grenzüberschreitend Pflicht.

Was ist eine „strukturierte E-Rechnung“?

Eine PDF ist ein Dokument, in dem alles Text und Bilder sind — ein Computer kann das Feld „Gesamtsumme“ nicht automatisch lesen. Eine strukturierte E-Rechnung ist eine XML-Datei, in der jedes Feld klar definiert ist. Das System des Empfängers kann lesen, prüfen und automatisch verbuchen.

Die drei Hauptformate

ZUGFeRD 2.x

Der deutsche hybride Standard — eine PDF/A-3-Rechnung mit eingebettetem XML. Optisch wie eine PDF, maschinell aber auslesbar. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Standard für B2B in Deutschland.

XRechnung

Reines XML-Format, Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes seit November 2020. Konform mit der europäischen Norm EN 16931.

Peppol BIS Billing 3.0

Internationales XML-Standard im föderierten Netzwerk. In Deutschland gewinnt Peppol an Bedeutung für grenzüberschreitende B2G/B2B.

Der deutsche E-Rechnungs-Stufenplan 2025–2028

1. Januar 2025: alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — Pflicht zur Annahme
1. Januar 2027: Unternehmen mit Umsatz > 800 000 € müssen E-Rechnungen ausstellen
1. Januar 2028: alle B2B-Unternehmen, auch Kleinunternehmen, müssen E-Rechnungen ausstellen

Eine reine PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als „elektronische Rechnung“ im rechtlichen Sinne — sie ist nur noch eine „sonstige Rechnung“ mit Übergangsfrist.

Die EU-Richtlinie ViDA 2030

2028: Mitgliedstaaten dürfen E-Rechnung innerstaatlich ohne EU-Genehmigung verlangen
2030: Pflicht für alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen in der EU
2030: Echtzeitmeldung an die Finanzverwaltung (Digital Reporting Requirements)

Was sollten Kleinunternehmen jetzt tun?

Rechnungssystem mit Roadmap Richtung ZUGFeRD wählen
Vollständige Kundendaten (USt-IdNr., Adresse) sicherstellen
Spätestens 2027: ZUGFeRD-Export aktivieren — Sie sind dann pflichtig zum Empfang und Sie sollten es auch ausstellen können, bevor 2028 die volle Pflicht greift
Verkauf an Bundesbehörden: XRechnung über Peppol

Was 1invoice.online macht

Heute: PDF mit allen Pflichtfeldern nach UStG §14
2027: ZUGFeRD/Factur-X-Export (hybride PDF+XML)
2028: Peppol-Anbindung — direkter Versand an Peppol-Access-Points
2030: Echtzeitmeldung (DRR) ans Finanzamt

Verfolgen Sie die Roadmap — wir kündigen Releases vorab an.