Skapa din första faktura gratis — steg-för-steg-guide 2026

Du har sålt något — en tjänst, en vara, ett uppdrag — och nu ska du skapa en faktura. Kanske för första gången. Den goda nyheten: det är enklare än det låter, och du kan göra det helt gratis online. Den här guiden tar dig steg för steg, från vad fakturan måste innehålla till hur du skickar den och får betalt.

Vad en giltig faktura måste innehålla

En faktura är inte bara ett kvitto — den är ett bokföringsunderlag, och därför ställer lagen krav på innehållet. För att fakturan ska vara juridiskt giltig i Sverige och EU ska den innehålla:

Fakturadatum — när fakturan utfärdas
Ett unikt löpnummer — i kronologisk, oavbruten serie
Ditt namn och din adress (säljaren)
Ditt organisations- eller VAT-nummer
Kundens namn och adress (köparen)
Beskrivning av varan eller tjänsten
Belopp exklusive moms, momssats och momsbelopp
Totalsumma att betala
Förfallodatum och betalningsuppgifter (bankgiro, IBAN eller liknande)

Saknas något av detta är fakturan i värsta fall inte avdragsgill för din kund — så ta det på allvar. Ett bra fakturaverktyg fyller i och validerar de här fälten åt dig.

Steg för steg: skapa fakturan

Steg 1 — Fyll i avsändaren (dig)

Ditt företagsnamn, adress och organisations-/momsnummer. Gör du det en gång sparas det och fylls i automatiskt nästa gång.

Steg 2 — Lägg till kunden

Namn, adress och e-post. Är det en återkommande kund sparar du den i kundregistret och slipper skriva in den igen.

Steg 3 — Lägg till fakturarader

En rad per vara eller tjänst: beskrivning, antal, à-pris och momssats. Summan räknas ut automatiskt — du behöver aldrig multiplicera för hand. I Sverige är standardmomsen 25 %, med 12 % och 6 % för vissa varor och tjänster.

Steg 4 — Sätt datum och betalningsvillkor

Fakturadatum är oftast idag. Förfallodatum styrs av dina betalningsvillkor — vanligt är 30 dagar netto, men 10, 14 eller 20 dagar förekommer. Löpnumret sätts automatiskt i rätt serie.

Steg 5 — Granska och spara

Kontrollera att alla obligatoriska fält finns och att totalsumman stämmer. Spara — fakturan får sitt nummer och blir ett bokföringsunderlag.

PDF och utskick

När fakturan är klar genererar verktyget en PDF — det formatet alla kan öppna och som ser proffsigt ut. Härifrån har du två vägar:

Skicka direkt via e-post — fakturan går iväg som PDF-bilaga eller länk till kunden, med ett par klick
Ladda ner PDF:en — om du vill skriva ut, spara lokalt eller skicka på annat sätt

Skickar du via verktyget får du dessutom ett spår: du ser när fakturan skickades, och kan enkelt skicka en påminnelse om den förfaller obetald.

Betalningsvillkor — så väljer du rätt

Betalningsvillkoret avgör hur snabbt du får betalt. Några riktlinjer:

30 dagar netto är standard för företagskunder (B2B)
10–14 dagar passar privatpersoner och mindre belopp — kortare villkor = snabbare betalning
Dröjsmålsränta — du har rätt att ta ut ränta vid sen betalning; ange det på fakturan
Påminnelseavgift — får tas ut enligt lag om kunden inte betalat i tid

Tumregel: kortare betalningsvillkor och tydligt förfallodatum ger bättre kassaflöde.

Vanliga misstag att undvika

Hoppa över löpnummer — numreringen måste vara obruten. Använd alltid systemets automatiska numrering.
Glömma momsen — fel eller saknad momssats gör fakturan svår att bokföra.
Otydlig beskrivning — "diverse" duger inte; beskriv tydligt vad som sålts.
Inget förfallodatum — utan tydligt datum vet kunden inte när den ska betala.
Radera en faktura — har du fakturerat fel, gör en kreditfaktura i stället för att radera originalet.
Spara bara som papper — du måste spara fakturan i 7 år (bokföringslagen). Digitalt är enklare och säkrare.

Sammanfattning

Att skapa en faktura handlar om tre saker: rätt obligatoriska uppgifter, ett korrekt löpnummer och ett tydligt betalningsvillkor. Allt annat — uträkningar, PDF, utskick, påminnelser — sköter ett bra verktyg åt dig, och du kan komma igång gratis.

Testa direkt i vår gratis fakturagenerator, läs mer om att skapa faktura online, eller se hur 1invoice.online fungerar för företag och frilansare.